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Mailverteiler

Regelung zur Verwendung des Studierenden-Mailverteilers

Auf Vorschlag der Studierendenvertretung des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften und mit Zustimmung durch die Fachbereichsleitung und des Fachbereichsrats des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften wurden die Regeln des WiSo-Studierenden-Mailverteilers fest definiert.

Danach gilt für den Versand von E-Mails über den WiSo-Studierenden-Mailverteilerfolgendes Reglement:

  • Generell werden nur E-Mails an die Studierenden versandt, die Informationen enthalten, die für die Adressaten in ihrer Eigenschaft als Studierende des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften der Universität Erlangen-Nürnberg von Relevanz sind.
  • Nur Professorinnen und Professoren, Dozentinnen und Dozenten, Tutorinnen und Tutoren bzw. wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zum Versand berechtigt. Von einer Studierendenadresse oder einer privaten E-Mail Adresse darf nicht verschickt werden.
  • Des Weiteren werden keine Erinnerungs-E-Mails verschickt. Auf jede Veranstaltung, Seminar oder Umfrage wird nur ein einziges Mal hingewiesen.
  • Um die eingehenden E-Mails schneller klassifizieren und mit dem E-Mail-Client auch direkt filtern zu können, werden alle E-Mails im Betreff mit einem Präfix versehen.
  • Die E-Mails werden ohne Dateianhang verschickt, um die Größe der E-Mails möglichst klein zu halten und um so die Schnelligkeit und Übersichtlichkeit des Mailverkehrs zu fördern. Stattdessen werden notwendige Dateien in ein Webverzeichnis ausgelagert, auf das ein Link in der E-Mail verweist. Dabei ist PDF das präferierte Dateiformat

Um die eingehenden E-Mails schneller klassifizieren und mit dem E-Mail-Client auch direkt filtern zu können, werden alle E-Mails im Betreff mit einem Präfix versehen:

  • [fb-stud-info] Mit diesem Präfix werden alle E-Mails versehen, die für die Studierenden wichtige studienrelevante Informationen enthalten. Hierunter fallen vor allem Nachrichten zum Studium, der Lehre oder Prüfungen.
    Beispiel: Erinnerung zum Prüfungsanmeldezeitraum
  • [fb-veranst-int] Hiermit werden alle E-Mails gekennzeichnet, die auf große und bedeutende Veranstaltungen des Fachbereichs und dessen Einrichtungen hinweisen.
    Beispiel: International Day, Career Day, Patenschaftsprogramm
  • [fb-veranst-ext] Dieses Präfix ist für die E-Mails gedacht, die auf Veranstaltungen hinweisen, die von Einrichtungen organisiert werden, die nicht zur zum Fachbereich oder zur FAU gehören. Diese Kategorie wird sehr restriktiv gehandhabt und ist nur bei Veranstaltungen zu verwenden, die für den Studierenden des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften von Bedeutung sind.
  • [fb-serviceumfrage] Mit diesem Präfix werden E-Mails versehen, durch die die Studierenden zur Teilnahme an einer Umfrage aufgefordert werden. Diese Umfragen können nur durch große Service-Einrichtungen der Universität, wie zum Beispiel Bibliothek, Rechenzentrum, Sprachenzentrum, Universitätsverwaltung usw. durchgeführt werden und dürfen nur studentische Belange betreffen. Umfragen externer Institutionen werden ausgeschlossen. Des Weiteren werden keine Erinnerungs-E-Mails zu Umfragen verschickt – auf jede Umfrage wird nur ein einziges Mal hingewiesen. Eine Ausnahme besteht für die Fachbereichsumfragen unter den Bachelor- und Masterstudierenden von Dr. Wittenberg (bzw. Nachfolge). Bei diesen Umfragen darf bis zu drei Mal erinnert werden.
  • [fb-forschungsumfrage] Hiermit werden alle E-Mails gekennzeichnet, durch die die Studierenden zur Teilnahme an einer Umfrage im Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit (z.B. Bachelorarbeit, Masterarbeit, etc.) aufgefordert werden. Hierunter fallen ausschließlich Umfragen zu wissenschaftlichen Arbeiten des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften. Des Weiteren werden keine Erinnerungs-E-Mails zu Umfragen verschickt – auf jede Umfrage wird nur ein einziges Mal hingewiesen.
  • [fb-news] Mit diesem Präfix werden zwei E-Mails versehen, die am Anfang bzw. am Ende des Semesters versendet werden. In der Mail zu Beginn des Semesters werden Informationen zusammengefasst, wie sich Studierende selbst mit Informationen versorgen können. Hierzu zählen Informationen zur Fachbereichs-Website (mit Hinweis auf die verfügbare Terminseite), Linksammlung studienrelevanter Websiten (z.B. Sprachenzentrum, Career Service, Websiten der Studierendenvertretungen/Initiativen), Hinweise zu möglichen Newsletterabos, Infos der Frauenbeauftragten, des Rechenzentrums, LERN und der Infothek. Die E-Mail am Ende der Vorlesungszeit dient als Erinnerung, um wichtige Anmeldezeiträume während der vorlesungsfreien Zeit im Auge zu behalten. Zusätzlich ist ein Verweis auf den Inhalt der E-Mail möglich, die zu Beginn des Semesters verschickt wurde.

Organisatorische Handhabung

Die Freigabe des E-Mail-Verteilers erfolgt durch den Referenten für Kommunikation am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften. Bitte wenden Sie sich hierzu per Mail mit folgenden Angaben an die Referentin für Kommunikation unter wiwi-kommunikation@fau.de:

  • vorgeschlagenes Präfix für die Betreffzeile
  • vorgeschlagener Mailtext
  • Ihre Uni-Mailadresse, die für den Versand berechtigt werden soll
  • gewünschter Zeitpunkt/Zeitraum für den Versand
  • elektronische Dokumente, auf die in der Mail verwiesen werden soll

Die Ablage von Dokumenten erfolgt durch die Web-Redaktion des Fachbereichs. Die Web-Adresse zum Download der Dokumente wird Ihnen von der Web-Redaktion vor der Freigabe des Mailverteilers entsprechend mitgeteilt.

Nach erfolgter Freigabe des Mailverteilers wird die von Ihnen angegebene Mailadresse durch die Postmastergruppe des RRZE zum Versand der Mail technisch berechtigt. Das Schaubild erläutert den Workflow im Detail:

regeln_mailverteiler